Bataさんの一喜一憂

Bataさんのサブブログ、ウォーキング以外なんでも書いてしまいます

備忘録:仕事の効率化(緊急度の高い割り込みは5分ルールで判断)

ブログ訪問ありがとうございます!

今日も仕事の効率化について、メモを残してみたいと思います

忙しい時に限って、割り込みのタスクが頻繁にやってきます(きっと普段と同じ頻度なのですが、切羽詰まっていると過剰に感じているだけなのでしょう)

『お客様からのクレーム対応』などの緊急事態は何を差し置いても、最優先で対応しなければならないので、判断には困りません。やっている仕事を中断して迅速に対応しなければなりません(お客様第一です)

それはさておき、よく「大至急!」と、ただほざくバカ上司もいますが、きちんと期限を聞くと、「今日中」だったり、「今週中」だったりします。きちんと期限を確認するのが大事です

なお「今日中」とか言っておきながら、1時間後に「できた?」と訊いてくるアホ上司もいるので、期限をいつにするかは相手を見て、自分で判断しましょう

さて、期限が「今日中」ぐらいの割り込みタスクについて、現在の作業を中断してすぐに取り組むか、後回しにするかは悩むところなのですが、その割り込みタスクが短い時間で対応できるか(私の場合は概ね5分)を一つの判断基準にしてました

例えば、
「先週の会議の資料を○○部長に送付しておいて」
「このデータを明日お客様に提示する資料に追加しておいて」
みたいな、やることも明確だし簡単なタスクです

どんな風に考えていたかというと
・既に割り込まれているので、現在進めていたタスクは中断しているので、再開に少し時間がかかる。中断時間が長くなるとさらに思い出すのに時間がかかる
・割り込まれたタスクを後回しにした場合、依頼されたことを思い出すのに時間がかかる(5分もかからない仕事だったのに、思い出すのに数分使っていたりする)

よって、短い時間(私の場合は大体5分)で対応できるなら、その場で対応してしまう方が効率的です(既に一旦中断しているので、再度中断するロスをどう考えるか、なのです)

それに後回しにしたタスクが貯まったおかげで残業になってしまうと気が滅入ります(同じ残業でも、自分のメインタスクを完成させるために残業している方が気分が良いです)

30分ぐらいかかりそうなタスクの場合は、メインのタスクを切りの良いところまでやってしまった時点や昼食の後やお茶を飲みに行った後など気分転換で作業を中断した時に行っていました

当たり前ですが、1時間以上かかるタスクを言われた場合など、現在やっているタスクの期限に影響が出る可能性があるなら、依頼者(おそらく上司)に相談しましょう。割り込みタスクは他の人に廻してくれたりします(余計なタスクを受けない術も仕事の効率化です)

最後にさっさとやってしまった割り込みタスクについて、完了したことをすぐに報告するか否かは相手(上司)を見て判断しましょう

少なくなったと思うのですが、早めに対応して報告すると『コイツは暇なのだ。もっと仕事を増やそう』とか考えるバカ上司はいます(悲しいですが、存在します)

逆にすぐに対応したことを報告し、上司にアピール! 自分の評価を上げるのに使うのも有効!

割り込みタスクへの対応は『対応に必要な時間』と『誰からの依頼』で判断するのが良さそうです

Copyright © 2016 bata_sun All Rights Reserved.
このブログ中の文章・写真等は著作権フリーではありません
無断転載・複写・使用を禁止します