Bataさんの一喜一憂

Bataさんのサブブログ、ウォーキング以外なんでも書いてしまいます

備忘録:仕事の効率化(基本は自分が何をしているか知る)

ブログ訪問ありがとうございます!

未だにロンバケ中(←もしかして死語?)のBataさんです

ほぼゲームの話題で更新しているサブブログなのですが、忘れないように仕事の効率化についてのメモを残しておこうと思います(思い出したらなので、不定期更新になる見込みです)

拙いメモですが、誰かの参考になれば嬉しいです。基本的に『一生懸命仕事して残業はなるべくしない』を目標にしてました

最初は『自分を知る』という話です

社会人になって数年経った頃、後輩社員もでき、任される仕事の範囲も大幅に拡大したこともあり、日々の仕事を捌けなくなってきました。そんな時、読んだ本を参考に1日自分が何をしているかを記録してみました

デスクワーク主体の方は机に紙かメモ帳を置いておきます(パソコンで記入してもいいのですが、記録しやすさから言うと紙媒体を私はオススメします)。外出されることが多い方はメモ帳かスマートフォンなどで記録が良いと思います

定期的に実施するのが良いのですが、まずは1日記録してみましょう

この手のビジネス本によると
 ・大きなタスク
 ・会議
などを記録するように書かれているのですが、自分の仕事の効率化という観点で考えると
 ・電話(開始時刻、通話時間、重要度(3段階ぐらいでOK)
 ・上司や同僚からの割り込み(時刻、会話時間、重要度&緊急度)
 ・周囲とのおしゃべり(話かけられた/自分から話しかけた)
などをきちんと記録しておくと役立ちます

後から思い出すのは大変なので、原則発生時に記録(無理な場合はメモが取れる状態になったら即記録。思い出すのはそれだけで時間を使うのです)

慣れないと記録するのは難しいので、最初はできる範囲で大雑把に記録し、徐々に精度を上げるのがオススメです(最初から5分刻みで記録などすると疲れてしまいます)

一度やってみると意外なことに時間を浪費しているのがわかります

「大きなタスク」や「会議」の効率化については改めて記事にしたいと思うのですが、忙しいと思っている時の1日の行動を振り返ってみると、私の場合、『電話、そして上司や同僚からの割り込み』が多いことが判明。しかも緊急じゃなかったり、重要じゃない案件もかなり多い(^^;)

仕事を一度中断した後、再開するためにやっていたことを思い出して脳を同じ状態にするには少し時間が必要だそうです(私的には中断で、脳内のメモリーが一旦消去されるので、同じ状態に戻すためにはロードが必要と考えていました)

中断している時間が短くても、回数が多いとそれだけで非効率になるということ

対策としては「集中できる環境・状況を作る」です

環境が許すなら、「会議室に籠もる」がオススメです。周囲から声をかけられることもないですし、電話も後回しにできます(普通の会社なら、緊急の場合は会議室に連絡を貰えるので大丈夫だと思います)

協力してくれる上司や同僚に恵まれているなら、「『○時まで集中して仕事をしたい』と宣言しておく」のが良いと思います。自分の状況を伝えるだけで、緊急度の低い割り込みなどは減ります。時にはお菓子などを捧げて、電話も他の人に取って貰うなんてことも有効です

あと良くやっていたのは、「周囲から話しかけづらい雰囲気を作る」です。険しい表情を作るとか、パソコンの画面を見て唸るとか、自分にあったスタイルで。鈍感な人じゃなければ、「忙しいんだ」と察してくれるはず

中断される回数を減らすだけで、大幅に時間短縮になるはずです。お試しください

なお「周囲とのおしゃべり」も同僚との関係維持には重要ですが、あまり多すぎる場合は少し注意しましょう(^^) 特に自分から話しかけている回数は減らす努力を!

とりあえず今日はこの辺で終わりします。また思い出したら記事にしてみます

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